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IT企业专利工程师之二——快速处理申请提案

已有 1075 次阅读| 2013-11-4 14:39

作者：李想

引言：
   在IT企业专利工程师进行专利挖掘以及撰写的过程中，经常会遇到与发明人之间沟通受阻的情况，这些阻滞大都因为研发人员的时间安排与专利工程师的时间安排之间存在冲突。如果多个待申请的案子同时出现这种情况，专利工程师需要反复与多位发明人确定时间，不仅不易落实工作进度，也容易出现遗漏的情况，不利于专利申请工作的展开。为了解决这个问题，笔者提出一种方法，借用IT企业研发工作中的BUG管理器来管理企业专利申请提案以及撰写工作，不仅避免出错，还能提高专利工程师的工作效率。

关键词：BUG管理器，专利工程师，快速处理，专利申请提案

正文：

专利申请阶段量化
      目前，企业专利申请一般分为如下几个阶段：
（1）交底书阶段：由研发人员完成交底书，提供基本完整的技术方案；
（2）撰写阶段：由专利工程师或代理人基于交底书，完成撰写专利申请文件；和
（3）确认和提交阶段：由研发人员确认专利工程师或代理人的撰写成果，最后提交。
      为了确保工作进度，笔者在实际工作中，将上述（1）交底书阶段进一步量化为：
（1.1）由研发人员和专利工程师会晤，讨论发明构思是否能够申请专利保护；
（1.2）如果可以保护，专利工程师将会晤中的讨论内容落实为基本方案文件；和
（1.3）研发人员根据该基本方案文件的内容和思路，完成交底书文件，可以帮助确保交底书沿预订的方向和需求补充完整。
   其中，在各个阶段和子阶段，研发人员与专利工程师之间的交互（例如会晤）都需要预先约定时间，而每次约定时间都有可能延期或取消，每个阶段的结果都需要落实到文件并维护文件，出错率较高。
   笔者曾经作为GPU芯片架构工程师在NVIDIA工作，在研发工作期间，曾长期使用BUG管理器辅助研发和调试工作，BUG管理器对于研发人员之间和研发人员与测试人员之间的交流帮助很大。经过实际测试，笔者发现借助BUG管理器来解决研发人员与专利工程师之间的交互，也能取得非常好的效果。对于BUG管理器以及使用方法下面将详细介绍。

BUG管理器
   BUG管理器是为了在研发过程中确保研发进度而出现的，其通过将网页、邮箱、即时通讯工具等结合在一起，帮助研发人员之间和研发人员与测试人员之间进行交互。
   如图1所示，BUG管理器的表现形式为网页。使用方，例如工程师甲，可以开启一个BUG页面，手动输入该BUG的基本情况（例如所属模块、测试用例、严重程度、时间期限等），从下拉列表或其他菜单中选择建立者基本信息，最后选择相应研发人员作为BUG的回复人或应答者。
   当该BUG保存后，BUG管理器自动向回复人发送邮件、短消息甚至语音信息，告知出现BUG以及该BUG的严重程度和时限。BUG管理器监控应答者是否更新了页面，如果超过一定的期限没有更新页面，BUG管理器会呼叫或联系该应答者的主管，推进工作按照预定的计划进行。
   应答者解决问题后可以更新页面，将应答者选项重新指定为该BUG的建立者，进行双向交互。

                                       图1

企业专利申请快速处理方法
   利用上述BUG管理器进行企业专利申请快速处理的方法参考图2，包括如下步骤：
   （1）研发人员获得创新或发明的思路，或者是一个想法或创意，一般为技术方案中最关键的一个或几个特征。
   （2）研发人员可以马上在BUG管理器上新建BUG页面，记录该发明思路，将答复者或回复者设置为相关部门的专利工程师。其中，在BUG页面上，可以记载与发明思路相关的所有信息，例如参考文章、产品或服务（之后可以作为IDS信息）、发明要点、解决的问题等等。从研发人员获得发明思路到建立完成BUG页面的时间约为5分钟，可以在任何时间进行；通过移动互联网，还可以做到在任何地点记录创新的目的。
   BUG页面保存之后，BUG管理器会定期提醒答复者，例如发送邮件，甚至语音留言。如果在预定的期限内（例如24小时或3个工作日）答复者没有更新BUG页面，则BUG管理器自动联系该答复者的部门领导（知识产权部或法务部的经理）。
   （3）一般来说，专利工程师接到来自BUG管理器的提醒后，会在预定期限内与研发人员约定会晤时间，并且更新BUG页面。也可以将BUG答复者重新指定为研发工程师，之所以这么做，是因为研发团队的任务和计划经常发生变化，而专利部门的任务和计划相对来说变化小，所以可以保证在研发人员出现其他紧急任务需要处理时，可以修改BUG页面重新与专利工程师约定时间。
   （4）研发人员和专利工程师按照约定的时间进行会晤之后，由专利工程师整理讨论的基本方案，保存在BUG页面的附件中，并将答复者设置为研发人员。当然，如果经过讨论发现该技术方案已经被其他发明人申请过，或者该技术方案保护的内容并非专利保护的客体，或者该技术方案明显没有新颖性，专利工程师可以告知研发人员并将相关的情况保存在BUG页面上，然后关闭该BUG。
   （5）研发人员根据专利工程师整理的基本方案，完成交底书，保存在BUG页面的附件中，并重新指定答复者为专利工程师。根据工程师整理的基本方案补充交底书的优点在于：可以防止研发人员在会晤时和撰写交底书时思路不一致。该交底书所包含的技术方案应该与会晤时讨论的一致，如果研发人员有其他的想法和思路，可以补充在最后或者建立新的BUG页面。
   （6）最后，专利工程师根据交底书进行撰写，并通过BUG页面与发明人进行书面交互，直到最终定稿并提交，专利工程师在提交技术方案之后，关闭该BUG页面，并且将提交文件保存在BUG页面的附件中，以备后续查询。
   一些企业的知识产权团队不仅具有专利工程师，还具有专利流程管理和专利质检团队。果具有专利流程管理，在步骤S106之后，专利工程师将BUG页面的答复者设置为专利流程管理人员，由流程人员提交并维护专利申请的期限、文件和费用信息。
   外包专利工作的公司一般由文员来辅助发明人和代理人之间的沟通过程，为了方便管理和统计，该文员可以维护BUG页面，帮助监控发明人与代理人沟通的时限和文件。由于外包专利工作可能需要多方沟通（发明人/企业文员/技术负责人/代理人），并且沟通是否成功（例如接收方邮件丢失，邮件发送失败）没有保证，所以通过BUG管理器的自动监控和反复督促可以基本解决因为交互失败导致的外包专利工作进度缓慢的问题。

                                                图2

企业专利审批快速处理方法
   继续参考图2，在一些公司（例如跨国公司）的研发部门，还设立了专利审批团队，该团队的任务是对专利申请的提案进行筛选，剔除不具有市场价值或技术高度的方案。
   相关的工作可以在步骤S105和步骤S106之间完成。具体包括：在研发人员完成交底书后，将BUG页面的答复者设置为专利审批团队，这样专利审批团队先进行审批工作。
   如果审批不通过，则专利审批团队直接关闭该BUG页面；如果审批通过，则专利审批团队将BUG页面的答复者设置为专利工程师。

企业专利质量检查快速处理方法
   继续参考图2，在一些公司（例如跨国公司）的知识产权部门，还设立了专利质检团队，该团队的任务是对专利申请文件进行检查，控制专利工程师或者外部专利代理人的工作质量。
   相关的工作可以在步骤S106之后进行。具体包括：在专利工程师撰写完成之后，将申请文件提交到BUG页面的附件，并且指定答复者为专利质检团队。
   专利质检团队将在一定的期限内，对专利申请文件和交底书进行比较和检查，确定该专利申请文件的质量是否合格。如果合格，将该BUG页面的答复者设置为专利工程师并告知继续进行提交工作；如果不合格，将该BUG页面的答复者设置为专利工程师并告知如何修改。

企业研发日志和专利工程师的工作日志
   根据专利工程师和发明人之间的BUG交互，企业研发日志可以自动从BUG管理器中定期获取（导出Excel），获取的程序也可以自己编写，使符合研发团队的格式要求。
   根据专利工程师和发明人之间的BUG交互，专利工程师的工作量统计以及工作日志也可以自动从BUG管理器中定期获取（导出Excel），获取的程序也可以自己编写，使符合知识产权部门的格式要求。

   综上所述，利用上述方法不仅可以帮助企业专利工程师顺利推进专利申请相关工作的进行，防止申请提案的遗漏，还能够通过导出研发日志和专利工程师的工作日志帮助确定发明的发明日和发明人；并且在出现发明人、申请人的权利纠纷时，可以帮助公司的知识产权部门进行确权。